オンラインイベントとは？種類から成功の秘訣まで徹底解説

こんにちは、合同会社トビガスマル代表社員の廣瀬です。私たちの会社では、ライブ配信やハイブリッド配信の代行サービスを提供しています。

オンラインイベントは、場所にとらわれずにどこからでも参加できる新しいイベント形式として注目を集めています。特に最近では、新型コロナ禍で、リモートワークやバーチャルイベントが普及し、もはやオンラインイベントはスタンダートです。

この記事では、オンラインイベントの基礎から、そのメリット・デメリット、そして成功させるためのポイントまでを詳しく解説します。オンラインイベントの魅力と可能性を一緒に探ってみましょう。ぜひ最後までお付き合いください！

オンラインイベントの概要

（一財）PVリボーン協会様：ハイブリッドイベントで行われたセミナーをお手伝いさせていただきました

オンラインイベントとは

オンラインイベントはインターネットを利用してリモートで行うイベントのことを指します。さまざまな形式があり、参加者は自宅やオフィスから簡単にアクセスできます。オンラインイベントは、近年、テクノロジーの進化や社会情勢の変化に伴い、急速に普及しています。従来のリアルイベントと比較して、時間や場所の制約を受けずに、より多くの人々に参加の機会を提供できることが大きな特徴です。

オンラインイベントの普及背景

オンラインイベントが普及した背景には、いくつかの要因が挙げられます。まず、インターネット技術の進歩により、高画質・高音質のライブ配信や双方向コミュニケーションが実現可能になったことが挙げられます。さらに、スマートフォンやタブレット端末の普及により、いつでもどこでもインターネットにアクセスできる環境が整ったことも大きな要因です。加えて、近年では、新型コロナウイルス感染症の影響により、人々の行動制限が強まり、オンラインイベントへの需要が急増しました。企業や団体は、感染リスクを回避しながらイベントを開催できる手段として、オンラインイベントに注目するようになりました。

オンラインイベントの種類

企業向けイベント

企業向けイベントでは、オンライン説明会、オンライン研修、オンラインセミナー、オンライン展示会などが開催されています。これらのイベントは、従業員や顧客とのコミュニケーションを円滑に行うための有効な手段として活用されています。オンライン説明会では、企業理念や事業内容を分かりやすく説明することで、採用活動の効率化を図ることができます。オンライン研修では、場所や時間に縛られることなく、従業員のスキルアップを支援することができます。オンラインセミナーでは、専門知識や最新情報を共有することで、顧客との信頼関係を構築することができます。オンライン展示会では、製品やサービスを効果的にアピールすることで、顧客の購買意欲を高めることができます。

一般向けイベント

一般向けイベントでは、オンラインコンサート、オンライン演劇、オンライン映画祭、オンラインゲーム大会などが開催されています。これらのイベントは、従来のリアルイベントでは実現できなかった、大規模な集客や、世界中の人々との交流を実現することができます。オンラインコンサートでは、アーティストのパフォーマンスを自宅で楽しむことができます。オンライン演劇では、舞台芸術を新しい形で体験することができます。オンライン映画祭では、世界中の映画作品を鑑賞することができます。オンラインゲーム大会では、世界中のゲーマーと競い合うことができます。

教育関連イベント

教育関連イベントでは、オンラインオープンキャンパス、オンライン授業、オンラインセミナーなどが開催されています。これらのイベントは、学生が自宅から参加できるため、利便性が高く、遠方からの参加者も増えています。オンラインオープンキャンパスでは、大学や専門学校の情報を詳しく知ることができます。オンライン授業では、質の高い教育を自宅で受けられます。オンラインセミナーでは、専門分野の知識を深めることができます。

オンラインイベントのメリット

コストの削減

オンラインイベントは、物理的な会場を使用しないため、会場費や移動費などのコストを大幅に削減することができます。また、スタッフの人数も減らすことができるため、人件費も抑えられます。さらに、オンラインイベントでは、参加者の地理的な制限がなく、より多くの人々に参加を呼びかけることができます。そのため、従来のリアルイベントよりも、費用対効果の高いイベントを開催することが可能です。

アクセスの簡便性

オンラインイベントは、参加者が自宅やオフィスから簡単に参加できるため、参加ハードルが非常に低く、多くの人が参加しやすいです。時間や場所の制約を受けずに、自分の都合に合わせて参加できるため、忙しい人でも参加しやすいというメリットがあります。また、遠方からの参加者も、交通費や宿泊費を気にせずに参加できるため、地理的な制限なく、より多くの人々に参加の機会を提供することができます。

データ収集の容易さ

オンラインイベントでは、参加者のデータを簡単に収集することができます。例えば、参加者の氏名、所属、興味関心、アンケート回答などを、イベントプラットフォームを通じて収集することができます。これらのデータは、マーケティングや営業活動に活用することで、より効果的な顧客ターゲティングや、イベントの改善に役立ちます。また、オンラインイベントでは、参加者の行動ログを分析することで、イベントの改善点や、参加者のニーズを把握することができます。

オンラインイベントのデメリット

技術トラブルのリスク

オンラインイベントでは、インターネット接続の問題や配信トラブルが発生する可能性があります。これらのトラブルは、イベントの進行を妨げたり、参加者の満足度を低下させたりする可能性があります。そのため、イベント開催前に、インターネット環境や配信システムのテストを十分に行い、万が一のトラブルに備えておく必要があります。また、イベント中にトラブルが発生した場合でも、迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。

一体感の欠如

オンラインイベントでは、参加者同士のコミュニケーションが制限されるため、リアルイベントのような一体感を出しにくいというデメリットがあります。特に、参加者同士の交流を目的としたイベントでは、オンラインでのコミュニケーションでは、リアルイベントのような自然な会話や、親密な関係を築くことが難しい場合があります。そのため、オンラインイベントでは、参加者同士の交流を促進するための工夫が必要となります。例えば、チャット機能や、グループワーク機能などを活用することで、参加者同士のコミュニケーションを活性化させることができます。

視聴者の集中力維持の難しさ

オンラインイベントでは、参加者は自宅やオフィスから参加するため、集中力が途切れてしまう可能性があります。そのため、参加者の集中力を維持するための工夫が必要です。例えば、短い時間で分かりやすく説明する、クイズやアンケートを取り入れる、参加者同士の交流を促すなど、飽きさせない工夫が必要です。また、オンラインイベントでは、参加者が簡単に離脱してしまう可能性があります。そのため、イベントの内容や質を高め、参加者に最後まで飽きさせないような工夫が必要です。

オンラインイベント成功のためのポイント

明確な目的設定

オンラインイベントを開催する目的を明確にすることは、成功のための最初のステップです。目的を明確にすることで、イベントの内容や形式、ターゲット層などを適切に決めることができます。例えば、企業説明会であれば、採用活動の促進、顧客との関係強化、企業イメージの向上などを目的とするでしょう。目的を明確にすることで

、イベントの評価指標も明確になり、イベントの成功を測りやすくなります。

適切なツールの選定

オンラインイベントを開催する際には、イベントの内容や規模、参加者数などを考慮して、適切なツールを選ぶことが重要です。オンラインイベントツールには、ライブ配信ツール、ウェビナーツール、オンライン会議ツールなど、さまざまな種類があります。それぞれのツールには、機能や料金などが異なるため、イベントの目的に合ったツールを選ぶ必要があります。例えば、大規模なイベントを開催する場合は、安定した配信が可能なツールを選ぶ必要があります。また、参加者との双方向コミュニケーションを重視する場合は、チャット機能やアンケート機能などが充実したツールを選ぶ必要があります。

リハーサルの徹底

オンラインイベントでは、リアルイベントと比べて、技術的なトラブルが発生しやすいという側面があります。そのため、本番前にリハーサルを徹底し、トラブルを事前に防ぐことが重要です。リハーサルでは、配信環境、音響、照明、カメラ、マイク、インターネット接続など、すべての機材とシステムをチェックする必要があります。また、イベントの流れや、登壇者の役割分担なども確認しておく必要があります。リハーサルを徹底することで、本番でのトラブルを最小限に抑え、スムーズなイベント運営を実現することができます。

イベント事例の紹介

企業のオンラインイベント事例

多くの企業がオンラインイベントを活用して、成功を収めています。例えば、オンライン株主総会、オンライン説明会、オンライン研修、オンライン展示会などが挙げられます。オンライン株主総会では、従来のリアルイベントと比べて、参加者の地理的な制限がなく、より多くの人が参加できるようになりました。オンライン説明会では、企業理念や事業内容を分かりやすく説明することで、採用活動の効率化を図ることができます。オンライン研修では、場所や時間に縛られることなく、従業員のスキルアップを支援することができます。オンライン展示会では、製品やサービスを効果的にアピールすることで、顧客の購買意欲を高めることができます。

教育機関のオンラインイベント事例

大学や専門学校では、オンラインオープンキャンパス、オンライン授業、オンラインセミナーなどが実施されています。オンラインオープンキャンパスでは、遠方からの参加者も増え、大学や専門学校の情報を詳しく知ることができます。オンライン授業では、質の高い教育を自宅で受けられます。オンラインセミナーでは、専門分野の知識を深めることができます。これらのオンラインイベントは、学生の学習機会を拡大し、教育の質向上に貢献しています。

エンターテインメント業界のオンラインイベント事例

エンターテインメント業界では、オンラインコンサート、オンライン演劇、オンライン映画祭、オンラインゲーム大会などが開催されています。オンラインコンサートでは、アーティストのパフォーマンスを自宅で楽しむことができます。オンライン演劇では、舞台芸術を新しい形で体験することができます。オンライン映画祭では、世界中の映画作品を鑑賞することができます。オンラインゲーム大会では、世界中のゲーマーと競い合うことができます。これらのオンラインイベントは、エンターテインメント業界の新たな可能性を切り開いています。

まとめ

オンラインイベントには、コスト削減や集客効果など多くのメリットがありますが、技術トラブルのリスクや一体感の欠如といったデメリットも存在します。成功させるためには、目的を明確にし、適切なツールを選定し、徹底したリハーサルを行うことが重要です。

トビガスマルでは、オンラインイベントの企画から運営までをサポートし、技術的なトラブルを最小限に抑えるためのプロフェッショナルなサービスを提供しています。オンラインイベントの特性を理解し、成功へと導くための対策をしっかりと講じることで、より効果的なイベントを実現します。オンラインイベントの開催を検討中の方は、ぜひ私たちにご相談ください。あなたのイベントを成功に導くお手伝いをいたします。