こんにちは！合同会社トビガスマル代表社員の廣瀬高之です。リモートワークやオンラインイベントが増える中、Zoomの「ブレイクアウトルーム」は、グループディスカッションや個別のアイデア出しに活躍する便利な機能です。私たちも映像制作やイベントでの配信など、さまざまな現場でこの機能を活用しています。
この記事では、Zoomのブレイクアウトルーム機能について、基本の使い方から活用のコツまで詳しくご紹介します。ブレイクアウトルームの理解を深め、オンラインでのプロジェクトやイベントをよりスムーズに進めるためのヒントが得られる内容です。ぜひご覧ください！
ブレイクアウトルームとは？基本の概要
Zoomの「ブレイクアウトルーム」とは、ミーティング内で参加者を複数の小さなグループに分ける機能です。たとえば、プロジェクトの初期アイデア出しを複数のグループで行い、後で全員に共有する、といった形で利用できます。
ブレイクアウトルームは、オンラインでもグループディスカッションを可能にし、会議やイベントの生産性を向上させるために役立ちます。私たちもトビガスマルの配信イベントや映像制作現場で、この機能を通じてクライアントと意見交換を行い、進行をサポートしています。
ブレイクアウトルームの作り方と設定方法
Zoomでブレイクアウトルームを作成するためには、まずアカウント設定で機能を有効にする必要があります。ここから、設定方法を具体的に解説します。
1. ブレイクアウトルーム機能の有効化
Zoomウェブポータルにサインインし、「設定」メニューで「ミーティング中（基本）」を開き、「ブレイクアウトルーム」を有効にしましょう。
一部のZoomプランでは使用制限がありますので、ビジネスプラン以上が推奨です。
2. ミーティング中のルーム割り当て方法
ブレイクアウトルームの割り当ては、以下の3つの方法から選べます。
手動割り当て：ホストが各参加者を手動で割り当てます。
自動割り当て：Zoomが人数を自動で割り振ります。
参加者によるルーム選択：各参加者が入りたいブレイクアウトルームを選べるようになります。
トビガスマルの工夫：プロジェクトで「手動割り当て」を使い、役割やテーマに基づいたグループ分けを行っています。特にクライアントとのディスカッションで、事前にルームを割り当てるとスムーズです。
3. 事前割り当て設定
Zoomでミーティング予約時に参加者リストをアップロードし、事前に割り当てる設定も可能です。人数が多いイベントや教育の場で、円滑な進行に欠かせません。
ブレイクアウトルームを最大限に活用するための便利機能
Zoomのブレイクアウトルームには、効率的な進行を支える機能がいくつかあります。
1. カウントダウンタイマー
ルームの時間が終了する際に、10秒前からカウントダウン表示ができます。ディスカッションをまとめる際や、最後の確認を行う際に役立ちます。
2. メッセージ一斉送信機能
ホストが全ルームに同時にメッセージを送ることで、進行中の指示やタイムアップの告知が可能です。ディスカッションの進行状況を確認し、次のステップを明確に伝えられるため便利です。
3. ホストのルーム訪問機能
ホストは各ブレイクアウトルームを自由に訪問し、進捗確認や指示を行えます。トビガスマルでも、大規模な会議で各グループの進行をサポートする際に活用しています。
ブレイクアウトルーム活用のコツ：スムーズな進行のために
ブレイクアウトルームの活用には、いくつかのコツがあります。特にトビガスマルでは、オンライン会議の進行をスムーズにするために事前準備を徹底しています。
1. 進行スケジュールとテーマを事前に共有
参加者には事前にスケジュールやテーマを共有しておきましょう。進行に合わせたルーム分けは、目的に応じて最適な構成を作り上げる上で重要です。
2. 各ルームでの記録方法を確認
ブレイクアウトルームは、クラウド録画ができないため、必要であれば各ルームの担当者がローカル録画を行うようにしましょう。イベント進行後のレビューにも活用できます。
ブレイクアウトルームを使う際の注意点
便利なブレイクアウトルーム機能ですが、使う際にいくつか注意が必要です。
1. ホストのみが管理できる点
ブレイクアウトルームの設定や管理は、ホストが行う必要があるため、進行中にホストが変わる場合は注意が必要です。
2. プランによる制限
Zoomのプランによって機能に制限がある場合もあります。特に無料プランでは利用できない場合があるため、必要に応じてプランを確認しましょう。
よくあるトラブルと対処法
オンライン会議の進行に慣れていない場合、初めてブレイクアウトルームを使うときに戸惑うこともあります。以下に、よくあるトラブルとその対処法を紹介します。
1. 参加者がルームに入れない場合
対策：設定で「参加者の割り当て」を再確認し、手動割り当てが正しく行われているかチェックします。
2. 各ルームの時間が統一できない
対策：カウントダウンタイマーを利用して、終了間際にアナウンスを行うと統一感が出ます。
3. 録画に関する設定ミス
対策：開始前に録画担当者を決め、各ルームでローカル録画が行われるよう指示を出しておきましょう。
まとめ：Zoomブレイクアウトルームを活用しよう！
Zoomのブレイクアウトルーム機能は、オンライン会議を活発にするためのツールとして最適です。グループディスカッションや各グループでの進捗確認を円滑に進め、オンラインでも高い成果を実現するための重要な手助けとなります。
私たちトビガスマルでも、この機能を活用してイベント進行やディスカッションをサポートし、より良いオンライン体験を提供しています。皆さまもぜひ、ブレイクアウトルームを活用し、オンライン会議や研修をスムーズかつ効果的に運営してみてください。
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