こんにちは。合同会社トビガスマル代表の廣瀬です。
会社や団体の周年を迎えることになり、
「周年担当になったけれど、何から始めればいい？」
「式典の準備は半年前でも間に合う？」
「会場、招待状、周年動画、記念誌……どの順番で進める？」
と困っていませんか。
周年事業は、通常のイベントより準備する項目が多くなります。
会場。
招待者。
予算。
周年動画。
記念誌。
式典の進行。
映像・音響。
スタッフ配置。
さらに、昔の写真や会社の歴史を整理する必要がある場合もあります。
そのため、
「式典の日から逆算して、いつ何を決めるか」
を最初に整理しておくことが重要です。
目安として、ある程度の規模の周年式典なら、
1年前〜半年前には準備を始めたい
ところです。
ただし、大切なのは「1年前」という数字そのものではありません。
ことです。
この記事では、
1年前 → 半年前 → 3か月前 → 1か月前 → 直前 → 当日 → 終了後
という流れで、周年担当者がやることを整理します。
なお、式典だけではなく、周年動画、記念誌、周年サイト、社内体制などを含めた
周年事業全体の進め方を確認したい方はこちらをご覧ください。
2026.04.01
...
結論｜周年イベントは1年前から逆算すると進めやすい
周年イベントの規模によって必要な期間は変わります。
社内だけの小規模な記念行事なら、比較的短い期間でも準備できるかもしれません。
一方、
- 取引先や来賓を招く
- ホテルやホールを利用する
- 周年動画を制作する
- 記念誌を作る
- 創業者やOB・OGへ取材する
- 記念講演を行う
- 大人数の懇親会を開催する
といった周年事業なら、早めに動いた方が安全です。
特に時間がかかるのは、
会社の歴史や昔の資料を集めること。
です。
動画編集や記念誌のデザインは制作会社が進められても、
「創業時の写真はどこにある？」
「この写真に写っているのは誰？」
「昔の社長に話を聞ける？」
といった確認は、会社の中でしか進められません。
だから周年準備では、
制作より前の「情報を集める時間」
までスケジュールに入れておく必要があります。
周年イベント準備スケジュール一覧
まず全体像です。
| 時期 | 主な準備 |
|---|---|
| 12〜10か月前 | 目的、社内体制、予算、開催方針、候補日 |
| 10〜6か月前 | 会場、企画、招待者候補、資料収集、外部業者 |
| 6〜3か月前 | 周年動画、記念誌、招待状、演出、講演者など |
| 3〜1か月前 | 出欠確認、席次、進行表、スタッフ配置、制作物確認 |
| 1か月〜1週間前 | 最終進行、映像・音響確認、リハーサル、備品確認 |
| 当日 | 受付、来賓対応、進行、上映、記録撮影、トラブル対応 |
| 終了後 | お礼、写真・動画整理、広報、アンケート、引き継ぎ |
すべての周年イベントが、この通りに進むわけではありません。
ただ、
「何をするか決めてから、式典直前に全部動く」
という状態を避けるだけでも、かなり進めやすくなります。
12〜10か月前｜目的・体制・予算を決める
最初に会場を探したり、記念品を選んだりしたくなるかもしれません。
でも、その前に決めたいことがあります。
それが、
- なぜ周年を行うのか
- 誰に向けた周年なのか
- 誰が担当するのか
- いくら使えるのか
- いつ頃開催するのか
です。
最初に「周年の目的」を決める
周年事業の目的は会社によって違います。
例えば、
- 取引先・顧客へ感謝を伝える
- 社員へ会社の歴史を伝える
- OB・OGとの関係を深める
- 地域へ会社の歩みを伝える
- 採用や広報につなげる
- 次の10年へ向けてビジョンを共有する
などです。
目的が決まっていないまま、
「周年だから、とりあえず式典をする」
と始めると、
後から、
> 動画も作る？
> 記念誌もいる？
> 誰を呼ぶ？
と判断がぶれやすくなります。
ここから始めます。
周年事業の推進体制を作る
次に、
誰が進めるのか
を決めます。
担当者一人へ全部任せるのはおすすめしません。
周年では、
経営判断。
予算。
歴史確認。
広報。
招待者。
式典運営。
制作物。
など、複数の部署に関係する仕事が発生します。
最低でも、
- 最終決裁者
- 周年事業の責任者
- 実務担当者
- 各部署との調整担当
を整理しておくと進めやすくなります。
特に重要なのが、
「誰が最終的にOKを出すのか」
です。
動画や記念誌が完成直前になって、初めて経営者へ見せる。
そこで大幅修正。
という事態は避けたいところです。
周年事業の社内体制についてはこちらで詳しく解説しています。
予算の大枠を決める
次に予算です。
周年事業では、
会場費だけを考えていてはいけません。
例えば、
- 会場
- 料理・飲み物
- 招待状
- 周年動画
- 記念誌
- 記念品
- 講演者
- 司会
- 映像・音響機材
- 記録撮影
- Webサイト
などが発生する可能性があります。
最初から細かい金額まで決まらなくても構いません。
まず、
> 式典全体で○○万円程度
という大枠を持ちます。
周年イベントの予算の考え方はこちらで詳しく紹介しています。
10〜6か月前｜会場・企画・招待者候補を決める
大枠が決まったら、
周年式典を具体的な形へしていきます。
この時期に進めたいのは、
- 会場選定
- 開催日の確定
- 周年企画
- 招待者候補
- 周年動画・記念誌の方針
- 昔の写真・資料集め
- 外部パートナー選定
です。
会場は早めに押さえる
周年式典の日程を決めるうえで、
最初の制約になりやすいのが会場です。
ホテル。
ホール。
結婚式場。
自社。
公共施設。
など、開催方法はいくつかあります。
ただし、
「人数が入るから」
だけで決めない方が安全です。
確認したいのは、
- スクリーンが見えるか
- プロジェクター・LED設備
- 音響設備
- 映像オペレーターの位置
- ステージ
- 来賓席
- 受付動線
- 控室
- 集合写真を撮れる場所
- 搬入・撤収条件
などです。
会場を決めてから、
「周年動画を映したいけれどスクリーンが小さい」
と気づくと、対応できる範囲が狭くなります。
会場選びの確認項目はこちらで詳しく紹介しています。
「何をするか決まらない」なら目的へ戻る
周年担当者が悩みやすいのが、
「式典以外に何をすればいい？」
です。
周年動画。
記念誌。
歴史展示。
社員参加企画。
フォトスポット。
記念講演。
地域イベント。
周年サイト。
など、選択肢はいくらでもあります。
でも、
全部をやる必要はありません。
社員へ向けた周年なのか。
取引先へ感謝する周年なのか。
会社の歴史を残す周年なのか。
採用やPRにつなげる周年なのか。
目的によって、選ぶ企画は変わります。
周年企画を考えるときのアイデアはこちらでまとめています。
2026.08.15
周年イベントや周年事業を企画するとき、「何をすればよいのか」と迷うことがあります。 記念式典を開くのか。記念品を作るのか。周年動画を制作するのか。周年サイトを作るのか。お客様向けのキャンペーンを行うのか。社員向けのイベントにするのか。 周年事業には多くの選択肢があります。 しかし、...
招待者の候補を早めに整理する
招待状を発送するのはもう少し後でも、
誰を招待するのか
は早めに考えます。
例えば、
- 取引先
- 顧客
- 行政・地域関係者
- 歴代役員
- OB・OG
- 現役社員
- 社員の家族
などです。
参加予定人数が分からなければ、
会場規模。
料理。
席次。
予算。
も決めにくくなります。
招待者リストと席次についてはこちらで詳しく紹介しています。
10〜6か月前に「昔の資料」を探し始める
これは、できれば早めに始めてください。
周年動画や記念誌を作る予定がある会社ほど重要です。
探したいのは、
- 創業当時の写真
- 昔の社屋
- 歴代商品
- 古い会社案内
- 社内報
- 新聞記事
- 過去の周年記念誌
- 歴代代表者の写真
- OB・OGの記録
- 昔の映像
など。
資料は、
「必要になってから探せばいい」
と思いがちです。
ところが実際に探すと、
> 本社にはなかった。
> 前社長が持っていた。
> OBがアルバムを保管していた。
> 写真に写っている人の名前が分からない。
といったことが起こります。
昔を知る人へ確認できる時間も必要です。
せっかく周年を機に資料が集まるなら、
動画や記念誌に使うものだけスキャンして終わり
にしない方がいいでしょう。
次の周年。
採用。
会社案内。
社内研修。
Webサイト。
でも使えるよう整理します。
6〜3か月前｜周年動画・記念誌・招待状などを本格制作する
この時期になると、
実際に外へ出ていく制作物を進めます。
例えば、
- 周年動画
- 記念誌
- 招待状
- 周年ロゴ
- 式次第
- 記念品
- 周年サイト
- 会場展示
などです。
周年動画は「編集期間」だけで考えない
周年動画で時間がかかるのは、
編集作業だけではありません。
会社の歴史を整理する。
写真を集める。
インタビュー候補を決める。
撮影する。
構成を作る。
社内確認する。
修正する。
そして、式典会場で上映確認する。
という工程があります。
そのため、
式典1か月前から動画制作を始める
というスケジュールは、内容によってはかなり厳しくなります。
周年動画の種類・構成・制作方法はこちらの記事でまとめています。
2026.03.16
企業や団体にとって周年は、特別な節目です。 創業や創立からの歩みを振り返り、 支えてくれた人たちへ感謝を伝え、 そしてこれからの未来を示す時間でもあります。 その周年イベントの中心コンテンツとして、近年注目されているのが 周年動画 です。 周年動画は、単なる記念映像では...
記念誌も早めに動く
記念誌も、
デザイン作業だけではありません。
社史資料の確認。
写真集め。
寄稿依頼。
インタビュー。
原稿作成。
校正。
印刷。
などが必要です。
特に、
OB・OG。
取引先。
歴代代表者。
へ寄稿をお願いする場合は、相手側の時間も考えておきます。
記念誌の作り方や、動画・式典との組み合わせはこちらで解説しています。
2026.05.03
周年記念誌は、会社や団体の歴史を一冊にまとめるものです。 沿革、年表、過去写真、代表挨拶、社員や関係者のメッセージ、事業の変遷、未来へのビジョン。 こうした情報を整理して残せるのは、記念誌の大きな強みです。 一方で、紙の記念誌だけでは伝わりにくいものもあります。 代表...
招待状を発送する
招待者リストをもとに、
招待状を作成・発送します。
確認したい項目は、
- 日時
- 会場
- 受付開始時間
- 式典開始時間
- 懇親会
- 服装
- アクセス
- 駐車場
- 返信期限
などです。
出欠返信の方法も、
返信はがき。
Webフォーム。
メール。
など、運営方法に合わせて決めます。
3〜1か月前｜進行表・席次・スタッフ配置を固める
ここからは、
「何をするか」から「当日どう動くか」
へ切り替わります。
主な作業は、
- 出欠人数の確定
- 席次
- 来賓対応
- 式典進行
- 司会台本
- 映像上映タイミング
- スタッフ配置
- 記録撮影
- 備品
などです。
式次第ではなく「進行表」を作る
参加者へ配る式次第なら、
> 開会
> 主催者挨拶
> 来賓祝辞
> 記念映像
> 表彰
> 閉会
程度でも構いません。
しかし運営スタッフには、
もっと細かい情報が必要です。
例えば、
> 14:00 司会開会
> 14:02 代表登壇
> 14:07 来賓紹介
> 14:15 照明暗転
> 14:16 周年動画再生
> 14:22 照明復帰
というように、
誰が・いつ・何をするか
まで整理します。
映像。
音響。
照明。
登壇者。
司会。
受付。
撮影。
それぞれが同じ進行表を見て動ける状態にします。
周年式典の進行表と司会台本はこちらで詳しく紹介しています。
2026.05.01
周年式典の台本を作るときは、最初から司会者の言葉を書き始めるよりも、まず式典全体の流れを整理することが大切です。 基本は、 受付・開場 開会前アナウンス 開会宣言 代表挨拶 来賓紹介・来賓挨拶 祝電披露 周年記念映像の上映 表彰・感謝状贈呈 記念講演 記念撮影 閉...
スタッフ配置を決める
進行表と一緒に、
誰が何を担当するのかも決めます。
例えば、
- 総責任者
- 進行管理
- 受付
- 来賓対応
- 司会
- ステージ進行
- 映像・音響
- 記録撮影
- トラブル対応
などです。
一人の社員が、
受付。
来賓案内。
写真撮影。
まで兼任すると、どこかで手が回らなくなる可能性があります。
1か月前〜1週間前｜「作る」から「確認する」へ
式典直前になったら、
新しい企画を増やすより、
決まった内容を確実に実行できるか確認する段階
へ移ります。
確認したいのは、
- 参加人数
- 来賓名・肩書
- 席次
- 司会台本
- 進行表
- 上映動画
- プレゼン資料
- 音源
- 記念品
- 受付名簿
- 誘導表示
- スタッフ連絡先
などです。
周年動画は会場で上映テストする
パソコン上で問題なく再生できても、
式典会場では別の問題が起こることがあります。
スクリーンが暗い。
文字が小さい。
音量が足りない。
音声が出ない。
再生PCでファイルが動かない。
映像の前後で音量差が大きい。
といった問題です。
だから、
可能であれば本番と同じ会場・機材で上映テスト
をします。
特に周年動画は、
一度しかない式典で上映することが多いため、
「完成したから終わり」
ではなく、
会場で正常に上映できて完成
と考えます。
リハーサルは「全部通す」だけではない
時間が限られている場合でも、
優先して確認したい場面があります。
例えば、
- 代表者登壇
- 来賓紹介
- 周年動画上映
- 表彰
- 記念講演
- 乾杯
- 集合写真
などです。
特に、
人の移動＋映像＋音響
が重なる場面は確認しておきます。
当日｜担当者が全部を抱え込まない
本番当日は、
予定していなかったことも起こります。
来賓の到着が遅れる。
登壇者が変更になる。
動画上映のタイミングがずれる。
席を変更する。
祝電が追加される。
など。
このとき、
周年担当者一人がすべて判断しようとすると大変です。
だから事前に、
「誰が何を判断するか」
まで決めておきます。
担当者本人も、
周年の日を楽しめる状態にしておきたいところです。
当日こそ記録を残す
式典の様子は、
写真や動画で残しておきます。
代表挨拶。
来賓。
表彰。
社員。
会場全景。
集合写真。
懇親会。
など。
周年式典は、
会社にとって何度もある日ではありません。
今回の周年で撮影した写真や映像が、
次の周年では「昔の貴重な資料」になります。
式典終了後｜周年事業を次につなげる
周年イベントは、
閉会した瞬間にすべて終わりではありません。
終了後にも、
やっておきたいことがあります。
例えば、
- 来賓・関係者へのお礼
- 支払い・精算
- 写真・動画の整理
- Webサイト・SNSでの報告
- 参加者アンケート
- 社内への共有
- 制作物の保存
- 次回周年への引き継ぎ
などです。
写真や動画を「どこにあるか分からない」にしない
今回集めた、
昔の写真。
撮影した動画。
完成した周年動画。
記念誌データ。
式典写真。
司会台本。
進行表。
などは、会社の記録です。
担当者のパソコンだけに入れたままにすると、
数年後には、
> どこにある？
となります。
保存場所。
フォルダ構成。
ファイル名。
担当部署。
まで整理しておきます。
周年で作ったものを、その後も使う
例えば周年動画は、
式典上映だけでなく、
Webサイト。
YouTube。
採用。
営業。
社内研修。
などで使える場合があります。
周年記念誌の取材内容を、
Web記事へ展開することもできます。
昔の写真を、
周年サイトや社内アーカイブへ残すこともできます。
周年で集めた情報を、式典の一日だけで終わらせない。
ここまで設計できると、周年事業の価値は大きくなります。
終了後にやることはこちらの記事で、時期別に詳しくまとめています。
2026.08.16
周年事業や周年式典は、閉会した瞬間に終わりではありません。 当日を無事に終えることはもちろん大切ですが、翌日のお礼、写真や動画の保存、Webサイトの更新、参加者アンケート、成果測定、社内共有、採用・営業への活用まで進めて、はじめて周年事業の価値が残ります。 式典当日は忙しく、終了後は担当...
周年イベント準備でよくある失敗
失敗1｜準備開始が遅い
最も分かりやすい失敗です。
会場が取れない。
写真が集まらない。
動画制作期間が足りない。
招待者への連絡が遅い。
といった問題につながります。
周年が近づいていると分かった時点で、
まず、
日程・体制・目的
だけでも動かします。
失敗2｜担当者一人に仕事が集中する
周年担当者が、
企画。
会場。
招待状。
動画。
記念品。
当日運営。
まで全部持つ。
これも危険です。
社内プロジェクトとして、
役割を分けます。
失敗3｜制作物を後回しにする
周年動画や記念誌は、
外注すればすぐ完成するわけではありません。
一番時間がかかるのが、
会社側の資料収集・確認
だからです。
昔の写真を探す作業は、早めに始めましょう。
失敗4｜「何を伝える周年なのか」が決まっていない
式典。
動画。
記念品。
イベント。
を一つずつ決めていった結果、
全体として何を伝えたいのか分からなくなることがあります。
判断に迷ったら、
最初に決めた周年の目的へ戻る
ことが重要です。
失敗5｜終了後のことを考えていない
半年、1年かけて集めた資料や制作物を、
式典が終わった瞬間に使わなくなる。
これは少しもったいない。
周年後に、
広報。
採用。
営業。
社内教育。
会社史。
へどう残すかまで考えておきます。
周年式典で起こりやすい失敗と対策はこちらで詳しく解説しています。
2026.03.26
周年式典の担当になったとき、多くの人がこう思います。 「絶対に失敗できない…」 周年は、企業や団体にとって一度きりの節目です。 関係者への感謝を伝え、これまでの歩みを振り返り、そしてこれからを共有する。 だからこそ、うまくいけば記憶に残る時間になりますが、 うまく設計で...
担当者向け｜周年イベント準備チェックリスト
12〜10か月前
- 周年事業の目的を決めた
- 周年担当者・責任者を決めた
- 最終決裁者を確認した
- 予算の大枠を決めた
- 開催時期・候補日を決めた
- 対象者を整理した
10〜6か月前
- 会場を選定した
- 周年企画を決めた
- 招待者候補を整理した
- 昔の写真・資料集めを始めた
- 動画・記念誌の必要性を決めた
- 外部パートナーを選定した
6〜3か月前
- 周年動画制作を進めている
- 記念誌・パンフレット制作を進めている
- 招待状を発送した
- 演出・記念講演などを確定した
- 記念品を決めた
3〜1か月前
- 出欠を確認した
- 席次を作った
- 進行表を作った
- 司会台本を作った
- スタッフ配置を決めた
- 映像・音響計画を確認した
1か月前〜直前
- 来賓名・肩書を再確認した
- 周年動画を完成させた
- 上映テストを行った
- 記念誌・記念品の納品を確認した
- 受付名簿を用意した
- スタッフで進行表を共有した
- リハーサルを行った
- 緊急時の連絡先を共有した
終了後
- 関係者へお礼をした
- 写真・動画を整理した
- Web・SNSで報告した
- アンケートを集計した
- 制作物を保存した
- 社内で振り返りを行った
- 次回周年への引き継ぎを残した
よくある質問
Q. 周年イベントは何か月前から準備すればいいですか？
イベント規模によりますが、
取引先や来賓を招く式典や、周年動画・記念誌などを制作する場合は、
1年前〜半年前を一つの目安
にすると進めやすくなります。
特に会場予約や歴史資料の収集は、早めに始めて損はありません。
Q. 半年前からでも間に合いますか？
内容によっては可能です。
ただし、
会場。
参加人数。
周年動画。
記念誌。
招待者。
など、優先順位を付けて同時進行する必要があります。
まず「絶対にやること」と「できればやること」を分けてください。
Q. 3か月前に担当になりました。もう遅いですか？
すべてを行うのは難しい場合がありますが、
周年そのものを諦める必要はありません。
大切なのは、
残り時間で完成できる内容へ絞ること
です。
豪華な企画を追加するより、
何を伝える周年なのかを決め、
優先順位を付けます。
Q. 周年動画はいつから準備すればいいですか？
内容によります。
昔の写真や映像を使うヒストリー動画。
社長・社員インタビュー。
複数拠点での撮影。
などがある場合は、早めの着手がおすすめです。
制作会社へ相談する前でも、
社内の写真・資料探しは始められます。
Q. 周年イベントと周年事業は何が違いますか？
この記事では主に周年式典・記念イベントを中心に説明しています。
一方、周年事業には、
動画。
記念誌。
周年サイト。
社内プロジェクト。
地域事業。
広報。
歴史保存。
など、式典以外の取り組みも含めて考えられます。
周年事業全体の進め方はこちらをご覧ください。
2026.04.01
...
Q. 周年イベントの担当者は何人必要ですか？
会社やイベント規模によります。
重要なのは人数より、
担当者・責任者・最終決裁者の役割が明確になっていること
です。
当日運営では、受付・来賓対応・司会・映像音響・撮影などもあるため、必要に応じてスタッフを配置します。
まとめ｜周年準備は「早く始める」より「順番を間違えない」
周年イベントは、
やることが多いイベントです。
だから、
「1年前から準備しなければ失敗する」
というより、
時間のかかるものを後回しにしないこと
が重要です。
最初に、
目的。
体制。
予算。
を決める。
次に、
会場。
企画。
招待者。
資料収集。
を進める。
そのうえで、
周年動画。
記念誌。
招待状。
を制作する。
式典が近づいたら、
進行表。
スタッフ配置。
上映確認。
リハーサル。
へ移る。
そして、
式典後には、
写真・動画・制作物を整理し、
次へ残す。
準備から終了後までを一つの事業として考えると、進めやすくなります。
周年担当になったら、
まずこの記事のスケジュールを、
自社の周年日程へ当てはめてみてください。
そして、
「これは自社だけでは難しい」
という項目から、外部パートナーへ相談するといいでしょう。
周年イベント・周年事業の準備をご検討中の方へ
トビガスマルでは、
企業・団体・学校などの周年事業について、
- 周年企画
- 周年動画
- 式典上映
- 映像・音響
- 記録撮影
- ライブ配信
- 周年サイト
- 記念誌
などをサポートしています。
「周年担当になったけれど、何から始めればいいか分からない」
という段階でも構いません。
開催予定日から逆算し、
今やること・後でいいこと・外部へ任せること
を一緒に整理します。
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